简单地说，就是用数字或者字母为目的物进行编号，优点：

1、归档整理方便，特别在电子管理系统中；

2、数字编码更容易进行管理，无论谁进行的编码都是一样，管理方便，人员无论怎么换，程序和事务不会乱；

3、从数字上能得到详细的对应信息，譬如年月日甚至时分秒、单位、部门、建档人等等；

4、熟悉数字编码后可以很快的定位文件所在；

5、数字编码可以防止泄密，不了解编码系统的人很难明白编码的意义，在浩瀚的数字中就像迷宫一样找不到所需要的信息。总之，数字编码能给生活带来很多方便。