订书机的结构分10部分，包括推动器、销子、托板、变形器、铆钉、压形器、底座、弹簧、弹片、定位轴。订书机内部有一个连杆传动结构起到装书钉时自动弹回推动器的功能，在装好书钉合上手柄时又自动使推动器工作，顶住书钉。

订书机的工作原理是在人手用力按压订书机端盖时，顶子、针及卡具会绕连接销转动，随着人手力量的持续施加，顶子会转动到脱离其自然状态，此时顶子会绕连接销上下做略大于一个针高的近似上下运动、端盖弹簧压缩、弹片压缩，随之会带动针的向下运动，在运动一定距离后针会接触到需要装订的物体并在人力的作用下穿过物体，针在穿过物体后会碰到模具，针头弯曲，从而实现针与物之间的穿透装订。