情况说明的格式一般包括：标题、称呼、打招呼、正文内容、后果、特此说明、落款等要素。正文部分直奔主题，把事情的起因、经过、结果、地点、人物、时间全部表达清楚。

具体如下：

1、关于XXX的情况反映（居中）。

2、尊敬的XXX领导：（顶头）。

3、XXXX，现反映情况如下：（空2格）。

4、（正文）（空2格）。

5、特此报告，请审阅（或本人担保以上情况属实或此致敬礼）（顶头）。

6、反映人：XXX（居右）。

7、XX年XX月XX日（居右）。

举例：

尊敬的**人民***领导：你们好！我们是**花园小区第1至4栋住宅楼的全体居民。

我们反映的情况是：我们分别于**年左右购买**市XX开发公司开发的花园小区的商品房。

后来发现，土地使用权出让最高年限按下列用途确定：

XXXXXXX

联名户主签名附后：

最后下上年月日即可。