1、称呼，这个非常重要，称呼是谁就是你要把这个情况向谁说明。接下来应该直奔主题。

2、把自己的情况全部讲清楚，最好有时间或者关键人物。接着总结第二段正文的内类，让大家跟着你的思维走。

3、这样大家不会看了半天不清楚你在说什么，想解释说明什么。然后是必须有的：比如“特此说明”，这个最常用。最后一步也是最关键的一步，就是自己的落款。