写回函时，需要注意以下几点：

1. 确认清楚对方写信的目的和问题，明确回信的主题。

2. 措辞应该得体、礼貌，以表现自己的诚信和正直。

3. 回答问题要思维清晰，逻辑严密，回答完整、明确。

4. 回信要根据对方的写法和称呼，给出符合场合的回应，不要造成疏远感。

下面是一个回函范文的示例，仅供参考：

尊敬的XXX先生/女士：

非常感谢您的来信。我们收到了您关于XXX问题的来函。我们十分重视您的关注，对于您遇到的问题，我们将尽快对其进行回答和解决。

根据您的来信，我们对相关的事情进行了详细了解和调研，并获得了以下结论/信息：（回答问题）

同时，我们会认真审视和分析这个问题，并尽快向您反馈处理进展。

再次感谢您给予我们关注和支持，我们期待继续为您提供更好的服务。如果您有任何其他问题，欢迎随时与我们联系。

此致

敬礼！

XXX公司/机构

日期：XXXX年XX月XX日。