单位回复函首先要写出回复函的标题，要写成“关于某某的回函”，然后再写上主送机关，写完主送机关后，再写出原由以及函告的事项，最后在回复函的结尾处写上结语，然后落款即可。

所谓的回复函是机关、单位为答复来函一方面商洽、询问或联系事宜而使用的一种公文，既可用于上级机关对下级单位的答复之用，也可用于平行机关或不相隶属机关的答复。复函如属上级机关对下级机关所要求事项的答复，同时具有某种批复、批示的性质。