管理体系文件分为质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录，这四个阶段，手册是管理体系的纲领性文件，程序是规定和描述某项活动或过程的文件，作业指导书是对过程中某一项的具体规定，最后是将数据记录下来。

管理是指一定组织中的管理者，通过实施计划、组织、领导、协调、控制等职能来协调他人的活动，使别人同自己一起实现既定目标的活动过程。