作为一名合格的文秘人员，不但要有良好的素质与思想修养，还应具有办文办事办会的能力。具体到文秘工作人员的能力特征主要有以下几点：

一是善于合作的能力

文秘人员首先要具有与领导和谐相处的能力，比如：既要忠实于领导，又不一味地迎合；既要尊重领导，又要敢于发表自己的意见；纪要关心爱护领导，又不搞个人的依附关系；这一切五不需要一种能力，即关于与领导同志相处的能力。在同志中也是如此，要尊重同志，善于与人合作。文秘工作基本是一环扣一环，环环相连的，文秘人员要与多方面人员紧密合作才能顺利完成文件处理任务，而非单枪匹马所能完成的。正因为如此，文秘人员要努力培植自己的合作能力，不断协调与各方面的关系，遇到不顺心的事，听到不顺耳的话，碰见不顺眼的人，态度要冷静，要注意克制自己，尽量不要耍脾气、闹态度。

二是公文写作能力

文字表达能力是文秘人员的基本功之一。文秘人员担负着繁重的公文写作任务。要真正写好公文，就应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和句式，应了解公文撰写的常识，并通过长期的实践，将这些知识综合转化为写作能力。文秘人员在公文写作中若文思敏捷、行文迅速、言简意赅、格式正确、符合党的方针政策，对解决具体问题就会有所促进。反之，如果文字水平低，写出的公文思路不清、冗长杂乱，或内容空泛、不着边际、照抄照转，则必贻误工作。

三是口头表达能力

所谓口头表达能力，是指口齿清楚，条例分明，表达准确，说话得体。口头表达能力也是文秘工作人员的基本功之一。文秘工作人员反映情况、提出建议、传达指示、协调工作、接待来访，大量的是使用口头语言。文字表达还有仔细推敲的时间，口头表达则往往即席而发，从一定意义上讲，难度更大。口头陈述事理，需要口齿清晰，不紧不慢。向领导汇报要简明扼要，对群众讲话要言简意明。要做到讲话条理、清楚、简明，关键在于思维清楚，所以说话前要多思考，不要信口开河，当然也不能慢条斯理。

四是听知能力

就是听话并理解别人讲话的能力。文秘人员要耐心倾听和正确理解别人发言，要能从别人的冗长、反复的发言中提出要领，或是从众口脚架、激烈争论中抓住焦点，并能转化为以自己清晰简明的语言加以复述。文秘人员不仅要有听电话、简单回答问题的听知能力，还有能触类旁通、举一反三的听知能力，更要有只言片语、字字句句铭记在心的听知能力。文秘人员听人讲话、面对争论转不住要领，面对冗长的赘述而提炼不出本质，面对防腐的陈述理不出头绪，面对简单的讲话又摸不着头脑，或者听了后头忘了前头，听五句忘三句，我们可以断定这是很难承担起公文工作的重任的。按照必须与可能的原则，有的单位文秘人员还应努力掌握一点方言、外语和民族语言，多一种语言就多一种交际的工具，多一种获得信息的渠道。

五是社交能力

随着社会的发展，人与人之间的交往更加广泛、频繁，位处机关中心机构的文秘人员必须具有很强的善于与人交际的能力，单纯的内向型的人是做不好文秘工作的，文秘人员应善于在交际中获取信息，同时进行工作。现在的公文工作人员已不在是整天蹲在办公室里整理文件、接接电话或是伏案写作，而是要经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作，因此文秘人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物。

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